Das kann die Loomion Software

Die Kommunikation der Zukunft im Verwaltungsrat ist papierlos, ortsunabhängig und umweltfreundlich.

Loomion Software für sicheres Board Management

Mit Loomion haben Sie die aktuellen Sitzungsunterlagen immer dabei. Und so funktioniert sie.

Die Loomion Software arbeitet auf mobilen Geräten mit iOS (Apple iPad, Apple iPhone ab iOS 14 oder höher), fest installiert auf Microsoft Windows Rechnern (Systemanforderungen: Microsoft Windows 11 oder höher) oder aber als Web Applikation auf allen browserfähigen Geräten. Die Daten speichern Sie entweder On-Premises im eigenen Datencenter, extern in der Loomion Cloud im Tier 4 Rechenzentrum in der Schweiz oder gemeinsam mit Ihren anderen Applikationen in Ihrer Microsoft Azure Cloud Umgebung.

Die Board Management Software aus der Schweiz

Die Loomion Software für sicheres Board Management des Schweizer Unternehmens Loomion AG unterliegt als einzige Lösung nicht dem amerikanischen CLOUD Act* Gesetz. So bieten wir Ihnen mit unserem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz den sichersten Datenraum auf dem Markt für Ihre vertraulichsten Dokumente und Informationen.

*Clarifying Lawful Overseas Use of Data Act

Die sechs wichtigsten Eckpfeiler

Mit den folgenden Qualitäten überzeugt die Loomion Board Management Software:

Der gesicherte Austausch aller auf dem Portal hinterlegten Informationen ist garantiert. Sie selbst wählen, wo Ihre Daten gespeichert werden sollen: bei Ihnen direkt vor Ort, in der Loomion Cloud im hochsicheren Schweizer Datacenter oder in Ihrer eigenen Microsoft Azure Cloud. Die Kommunikation verläuft komplett digital, ohne dass Informationen auf Papier das gesicherte System verlassen.

Die Plattform basiert auf der SharePoint Technologie von Microsoft. Die Software kann schnell implementiert werden, da sie sich nahtlos und einfach in Ihre bestehende Infrastruktur einfügt.

Durch die Reduktion des Verwaltungsaufwands, die zentrale Ablage aller Informationen und den Wegfall des Dokumentenversands können Sie und Ihre Mitarbeitenden wertvolle Arbeitszeit einsparen.

Sämtliche Informationen und Dokumente zu Verwaltungsratssitzungen lassen sich in personalisierten Sitzungsordnern abspeichern, für jedes Mandat separat. Alle berechtigten Sitzungsteilnehmer geben zentral und gesammelt ihr individuelles Feedback zu Sitzungsprotokollen, Berichten und Agenden. Die Dokumente lassen sich direkt auf dem Portal erstellen, verteilen, archivieren und löschen und die entsprechenden Zugriffsrechte dafür können flexibel und punktgenau erteilt werden.

Hoher Sicherheitsstandard für den Austausch sensibler Daten: Zugriffsberechtigung, «End-to-End»-Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Datenbank, Endgeräte mit eindeutigem Sicherheitszertifikat und Web Application Firewall.

Senken Sie Ihre Druck-, Papier- und Personalkosten, da Dokumente nicht ausgedruckt und Materialien nicht aufbereitet werden müssen. Bei einem VR mit 10 Mitgliedern und 10 Sitzungen im Jahr können Sie mit Loomion im Vergleich zur papiergebundenen Vorgehensweise beispielsweise rund 12’000.- CHF pro Jahr einsparen. Auf diese Weise finanziert sich Loomion quasi von allein und die Sicherheit Ihrer Daten erhöht sich exponenziell.

Die drei Applikationen von Loomion für Mobilgeräte oder Internet Browser

Admin

Die Admin-Ansicht für das Sekretariat. Für die Planung und Erfassung von Meetings und Dokumenten sowie zur Benutzerverwaltung

Webapp

Online-Zugang für Laptop und PC für bequemes, intuitives Arbeiten. Zu Hause, im Büro oder unterwegs.

Mobile

Der mobile Zugriff auf Daten und Dokumente. Überall und jederzeit auf Ihrem Mobilgerät, auch wenn Sie offline sind.

Wichtige Pluspunkte der Software auf einen Blick

Microsoft SharePoint kann als System für das Dokumentenmanagement verwendet werden. Es unterstützt bei der vereinfachten Erzeugung von Dokumenten, der Versionierung, der Archivierung und bei definierbaren Arbeitsabläufen.

Import und Export aus und nach Drittsystemen (z. B. Active Directory und Microsoft Outlook) sind problemlos möglich.

Loomion kann für alle Arten von Gremien auf Verwaltungs- und Aufsichtsrats- sowie Vorstandsebene und für sämtliche Unternehmensgrössen und Branchen eingesetzt werden, unabhängig von der Komplexität ihrer Strukturen. Darüber hinaus wird Loomion immer häufiger auch für Sitzungsroutinen auf Abteilungsebene eingesetzt.

Alle Sitzungsteilnehmer erhalten Zugriff auf Dokumente und Informationen nach dem «Need-to-know-Prinzip». Der Netzwerkverkehr ist grundsätzlich nach den aktuellen Standards «end-to-end» sicher verschlüsselt. Auch auf den mobilen Geräten werden Dokumente sicher gespeichert – die Datenbank ist ebenfalls mit dem höchsten Verschlüsselungsstandard gesichert.

Ihre Daten speichern Sie sehr sicher auf Ihren unternehmenseigenen Servern mit eigener Infrastruktur. So haben Sie die absolute Kontrolle über den Zugriff darauf.

Alternativ können Sie Ihre Daten ganz einfach in der Loomion Cloud in einem unserer hochsicheren TIER 4- und ISO 27001:2013-zertifizierten Datencenter in der Schweiz hosten.

Wenn Sie Loomion lieber mit allen Ihren anderen Applikationen in der Cloud Ihrer eigenen Microsoft Azure Umgebung hosten wollen, so ist dies ebenfalls nach den höchsten Sicherheitsstandards möglich.

Unterschiedliche Aufgaben - unterschiedliche Benutzeroberfläche

Das Generalsekretariat arbeitet mit einer Benutzeroberfläche, die alle Tools zur Erledigung der administrativen Aufgaben enthält.

Das Sekretariat zeichnet verantwortlich für die Administration und das Management aller Dokumente bzw. Informationen (Traktandenlisten, Abstimmungen, Feedback-Anfragen etc.) und hat die entsprechenden Tools zur Verfügung.

Aufgaben, die hier erledigt werden

Einfache Planung, Erstellung von Sitzungen und Versand von Sitzungseinladungen – alles elektronisch in nur 8 Klicks

Verwalten und Versenden von Dokumenten und Informationen zu den Sitzungen komfortabel per Drag and Drop – sogar live während einer Sitzung, wenn gewünscht

Erstellung personalisierter Sitzungsordner mit nur einem Klick

Effiziente Abstimmungen, komplexe Zirkularbeschlüsse, digitale Signaturen und Review von Dokumenten

Verwaltung von mehreren Verwaltungsratsmandaten an einem zentralen Ort

Das Board bzw. die Sitzungsteilnehmenden arbeiten mit den relevanten Sitzungsdokumenten und haben auf ihrer Benutzeroberfläche Zugriff auf alle dafür benötigten Funktionen.

Die Sitzungsteilnehmerinnen und -teilnehmer greifen über eine mobile App oder einen Internet-Browser auf die Daten eines oder mehrerer Mandate im Portal zu. Die Loomion Applikationen sind für Apple iPad, Apple iPhone und Microsoft Windows Geräte verfügbar.

Aufgaben, die hier erledigt werden

Hier dreht sich alles um das nächste Meeting – wo und wann es stattfindet, wie Sie dorthin kommen und welche Sitzungsunterlagen Sie bis dann gelesen und bearbeitet haben sollten.

Hier finden die Sitzungsteilnehmenden leicht die Unterlagen wieder, die sie zuletzt bearbeitet haben. Sie unterschreiben elektronisch und geben gemeinsam mit ihren Kollegen Feedback zu Dokumenten.

Hier können alle für das Meeting anstehenden Aufgaben und Actions einfach online erledigt werden (z. B. Traktandenlisten konsultieren, Notizen zu Dokumenten anbringen, Abstimmen, Dokumente signieren, u.v.m.).

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Christopher Knabe

Christopher Knabe

CEO Loomion AG

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